Wat gebeurt er met je bedrijf als jij uitvalt?
Share
Veel ondernemers bouwen jarenlang aan hun bedrijf.
Ze ontwikkelen kennis, relaties, processen en systemen. Ze zijn vaak degene die:
- de belangrijkste klanten kent;
- beslissingen neemt;
- de strategie bepaalt;
- weet hoe alles werkt;
- de uitzonderingen begrijpt.
Maar wat gebeurt er als je er tijdelijk niet bent?
Een ongeluk, ziekte of onverwachte situatie kan ervoor zorgen dat belangrijke beslissingen ineens door iemand anders genomen moeten worden.
De vraag is dan niet alleen:
"Wie mag handelen?"
Maar ook:
"Wie weet hoe mijn bedrijf werkt?"
Waarom is een ondernemer kwetsbaar?
Veel ondernemers zijn het middelpunt van hun organisatie.
Niet omdat ze alles zelf willen doen, maar omdat kennis vanzelf bij één persoon terechtkomt.
Bijvoorbeeld:
- klantrelaties;
- wachtwoorden;
- leveranciers;
- financiële afspraken;
- strategie;
- lopende projecten;
- belangrijke keuzes.
Deze informatie staat vaak nergens volledig beschreven.
Wat gebeurt er als je tijdelijk uitvalt?
De gevolgen verschillen per bedrijf.
Mogelijke vragen die ontstaan:
- Wie kan klanten informeren?
- Wie weet welke betalingen lopen?
- Wie heeft toegang tot systemen?
- Welke afspraken zijn gemaakt?
- Welke beslissingen kunnen genomen worden?
- Wie kent de achtergrond van belangrijke keuzes?
Zonder voorbereiding moeten anderen vaak improviseren.
Een bedrijf draait niet alleen op systemen
Veel ondernemers hebben processen vastgelegd.
Maar de belangrijkste kennis zit vaak niet in documenten.
Het zit in ervaring.
Bijvoorbeeld:
- waarom je bepaalde klanten anders behandelt;
- welke leveranciers betrouwbaar zijn;
- welke keuzes je bewust hebt gemaakt;
- welke risico's je kent;
- welke kansen je ziet.
Deze kennis noemen we vaak impliciete kennis.
Het is waardevol, maar moeilijk overdraagbaar.
Wat is een continuïteitsplan?
Een continuïteitsplan beschrijft hoe een bedrijf verder kan wanneer belangrijke personen tijdelijk wegvallen.
Daarin kunnen bijvoorbeeld staan:
- verantwoordelijkheden;
- contactpersonen;
- processen;
- systemen;
- financiële informatie;
- belangrijke afspraken.
Voor grotere organisaties is dit vaak onderdeel van risicomanagement.
Maar ook voor eenmanszaken en kleine bedrijven is het belangrijk.
Waarom heeft een ondernemer een persoonlijke gebruiksaanwijzing nodig?
Een ondernemer is vaak zelf onderdeel van het bedrijf.
Zijn of haar manier van denken, beslissen en werken heeft invloed op alles.
Een ondernemers-MANUAL kan daarom vastleggen:
- hoe jij werkt;
- welke keuzes belangrijk zijn;
- wie betrokken is;
- waar kennis zit;
- hoe beslissingen worden genomen.
Niet als vervanging van bedrijfsdocumentatie.
Maar als aanvulling op wat nergens anders staat.
Wat als je bedrijf klein is?
Juist kleine bedrijven zijn vaak kwetsbaar.
Een groot bedrijf heeft meestal meerdere mensen, systemen en procedures.
Een kleine onderneming heeft vaak één cruciale persoon.
Dat kan de ondernemer zelf zijn.
Daarom is voorbereiding geen teken dat je verwacht dat er iets misgaat.
Het is professioneel ondernemerschap.
Hoe helpt MANUAL?
MANUAL helpt ondernemers om de kennis achter hun werk zichtbaar te maken.
Niet alleen:
"Hier zijn mijn wachtwoorden."
Maar ook:
"Zo werkt mijn bedrijf."
"Dit zijn de mensen die belangrijk zijn."
"Dit zijn de keuzes achter mijn manier van werken."
Een sterk bedrijf kan door zonder jou
De waarde van een ondernemer zit niet alleen in wat hij of zij vandaag doet.
Het zit ook in de kennis die door de jaren heen is opgebouwd.
Door die kennis vast te leggen, maak je je bedrijf sterker.